UNIDADES DE CORRESPONDENCIA DENTRO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las entidades deberán contemplar dentro de su estructura orgánico-funcional, con la unidad de correspondencia defina como: la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radiación y distribución de las comunicaciones oficiales. Esta unidad de correspondencia cumplirá con el desarrollo de las fases de producción y/o recepción, trámite distribución y consulta del programa de gestión documental.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, los mismos que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de las entidades.

La labor de las unidades de correspondencia deberá definida dentro de un marco que refleja su misión, sin llegar a confundirse con las labores propias del archivo, aunque las actividades se desarrollen dentro de la misma dependencia.

HORARIO DE ATENCIÓN AL PUBLICO

Con motivo de mejorar la calidad de nuestros servicios, se ha decidido ampliar el horario de atención al público de  08:00  a las 018:00 horas de lunes a viernes en jornada continua y sábados de  08:00  a las  12:00 horas.

CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las unidades de Correspondencia, deberán  adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con aplicativos, equipos, mobiliarios y demás elementos y controles, que permitan certificar la recepción y envió de los documentos por parte de los funcionarios competentes.

A)- El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades integran en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas , registrando datos tales como:
   Nombre de la persona y/o entidades remitentes o destinataria, nombre o codigo de las dependencias
   competentes, numero de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos, y tiempo
   de respuesta  y otros.

B)- La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo  o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir de las siguientes de radicado el documento.

Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere los siguientes criterios:
1)- Las Unidades de Correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verifican su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al respectivo destinario.

2)- Las comunicaciones que reciben la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar se recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si ameritan su registro y radicación, igualmente se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe, esta completa, tiene anexos y se encuentran en buen estado de conservación.

3)- Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá establecer sus propias mecanismos de recibo, entrega y control  de la correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registrarán y radicaran.

4)-  Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto las entidades podrán deseñar los controles necesarios.

5)-El registro y radicado de las comunicaciones oficiales deben hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregase de inmediato. posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que identifique claramente la comunicación: número, de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se disecciona el documento y espacio para firmar del documento del funcionario que recibe.

6)- Para el envió de comunicaciones oficiales ademas de registrarlas y radicarlas de deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para producción documenta, la imagen corporativa, ademas, las formar de distribución como correo tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Las unidades de correspondencia deben velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicación y tramitada solamente las comunicaciones que cumplan con los requerimientos exigidos en los manuales de procedimientos en cuanto a clases de papel, formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico.

También se deben adoptar normas para favorecer la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para el papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales.
Se recomienda utilizar papel con gramaje entre 75 y 90 g/m y libre de ácido. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química y ser insolubles al contacto con la humedad.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de los fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles con equipos y programas, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción, libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de la información y la producción de beckups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se establecen los sistemas de alimentación y formatos de grabación de la información.

PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA

Identifique sobres o paquetes sospechosos:

Estos son:
*sobres y paquetes cuyo peso es excesivo.
*sobres o paquetes sin remitente.
*paquetes sucios, manchados o con olores extraños.
*exceso de avisos o de sellos postales.
*palabras restrictivas.
*paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

en caso de encontrarse estos u otros indicios que adviertan las posibilidades de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competente.

EQUIPOS Y MOBILIARIO

Las unidades de correspondencia determinarán los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y las clases de documentos que se manejan en la entidad.

EQUIPOS: de acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores, aplicativos  y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma para facilitar el trámite y distribución, podrán contar con equipos de fax, correo electronicos, digitalización, reprografia, entre otros.

SELLOS: con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las Unidades de Correspondencia deberán contar con sellos, como Recibido, devuelto, urgente y los demás que  requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

CARPETAS: para darle un tratamiento adecuado a los documentos y faciliten la clasificación de los mismos, con una carpeta que permita transportar desde la Unidad de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

CASILLEROS: en virtud que las Unidades de Correspondencia centralizan la recepción y envió de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.
EQUIPOS Y MOBILIARIOS

GLOSARIO

GLOSARIO

APLICATIVO: Aunque se suele utilizar indistintamente como sinónimo genérico de “programa” es necesario subrayar que se trata de un tipo de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.

ARCHIVO ELECTRONICO: es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión.

COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

CORRESPONDENCIA: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicadas por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital ; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

 DOCUMENTO PUBLICO: es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o intervención o con su intervención.

 RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES: el es procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimientos que establezcan la ley. Estos términos, se empiezas a contar a partir del día siguiente de radicado del documento.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES:  es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y /o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la  ( s) Dependencia (s) competente (s) Numero de radicación, Nombre del funcionario responsable del tramite anexos y tiempos de repuesta (si lo amerita) , entre otros.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor  como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listados de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones,  a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o especificas de acuerdo con la cobertura de las mismas. La generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencias a documentos características de cada organismo.