Las entidades deberán contemplar dentro de su estructura orgánico-funcional, con la unidad de correspondencia defina como: la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radiación y distribución de las comunicaciones oficiales. Esta unidad de correspondencia cumplirá con el desarrollo de las fases de producción y/o recepción, trámite distribución y consulta del programa de gestión documental.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, los mismos que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de las entidades.
La labor de las unidades de correspondencia deberá definida dentro de un marco que refleja su misión, sin llegar a confundirse con las labores propias del archivo, aunque las actividades se desarrollen dentro de la misma dependencia.
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