UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Nuestra Unidad de correspondencia cuenta con un personal capacitado en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, con los medios físicos y tecnológicos que permiten recibir, enviar y controlar el tramite de la documentación.

MISIÓN:


Atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de la información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos que le permuten a las unidades de correspondencia de las entidades cumplir con el  propósito de administrar las comunicaciones de carácter oficial, contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos como parte integral de sus funciones de gestión documental.

 OBJETIVO ESPECIFICO:

*Destacar la necesidad de la creación o el fortalecimiento de las unidades de correspondencia en la entidades, como como una oficina fundamental dentro de la organización que apoye el oportuno desarrollo de la gestión administrativa.

*Fijar los pasos metodologicos de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que reciben y envían las entidades.

*Instruir a los funcionarios de áreas de correspondencia sobre tecnicas de embalaje e identificación de datos en los sobres.

*Normalizar procesimientos que permiten la adecuada recepción, producción, conservación y distribución de los documentos en las unidades de correspondencia.

*Apoyar a las funcionarios de las unidades de correspondencia para el adecuado desarrollo de sus funciones y para que las unidades reconozcan la importancia de su labor.

*Establecer lineamientos que permitan u efectivo control y una adecuada utilización de la información tramitada por medio electrónicos.

*Orientar a los funcionarios de áreas de correspondencia en técnicas para la conservación de documentos.

*Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de las comunicaciones oficiales.

FUNCIONES:

*Adoptar proyectos y programas pata administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas u principios establecidos en la ley, normas internas u pautas fijadas por Archivo General de la Nación.

*Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de le entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutiva.

*Guardar escrituras reservas sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

*Proponer métodos, procedimientos y proponer por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que, permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades de correspondencia.

*Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que la requieran.

*Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.

*Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando al derecho de turno.

*Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a kas unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

SERVICIOS:

Concesionario Gran Colombiano se compromete con el usuario a brindar una atención de calidad a los cuidadanos sobre el trámites administrativos o requerimientos necesarios para la obtenci'on de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se pueda dar respuesta a la solicitud presentada.

*Atención de consultas sobre el estado de trámite solicitado.

*SERVICIO ALERTA: uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuestas oportunas a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: se refiere a la disposición y consulta para el usuario, dela serie documental consecutivo de correspondencia; se puedan utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.