JUSTIFICACIÓN

Las entidades públicas y privadas que prestan  servicios públicos, deben contar con Unidades de Correspondencia que ofrezcan servicios para el efectivo cumplimiento que rigen  la Administración pública y como una estrategia interna para dinamizar la transparencia y la oportunidad de la gestión administrativa.

Así mismo, la ley 80 de 1989, señala entre las funciones del Archivo General de la Nación, la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para la adecuada producción y organización documentos de Archivo, adopta el reglamento General de Archivo, como norma reguladora del que hacer archivistico. Dichas normas se fortalecen con la ley 594 de 2000 que tiene por objetivo, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística  del estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

De otra parte, es necesaria estar atentos a los avances tecnológicos empleados en la transmisión de la información y en el mismo sentido fijar los mecanismos control para el recibo, envío y trámite de comunicaciones emitidas por medios electrónicos. Se velará por la veracidad, autenticad y perduración de la información asegurando que el mensaje llegue con oportunidad al destinatario, en observancia de las normas que legislan sobre este particular. Por lo anterior se requiere atender lo estipulado en la ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Igualmente el Gobierno Nacional, a diseñado la agenda de conectividad, como una política del estado, que busca manifestar el uso de las tecnologías de la información en colombia y  con ello aumenta la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial Nº. 02 del 2000.

E l decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración pública. Uno de los principales factores que traumatizan o retardan la atención de trámites consiste en el manejo inadecuado que se de a la correspondencia. Por ello, es de suma importancia ofrecer herramientas que feliciten dicha labor para favorecer la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logre, mediante el uso oportuno y adecuado de la información.