CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las unidades de Correspondencia, deberán  adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con aplicativos, equipos, mobiliarios y demás elementos y controles, que permitan certificar la recepción y envió de los documentos por parte de los funcionarios competentes.

A)- El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades integran en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas , registrando datos tales como:
   Nombre de la persona y/o entidades remitentes o destinataria, nombre o codigo de las dependencias
   competentes, numero de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos, y tiempo
   de respuesta  y otros.

B)- La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo  o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir de las siguientes de radicado el documento.

Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere los siguientes criterios:
1)- Las Unidades de Correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verifican su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al respectivo destinario.

2)- Las comunicaciones que reciben la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar se recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si ameritan su registro y radicación, igualmente se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe, esta completa, tiene anexos y se encuentran en buen estado de conservación.

3)- Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá establecer sus propias mecanismos de recibo, entrega y control  de la correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registrarán y radicaran.

4)-  Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto las entidades podrán deseñar los controles necesarios.

5)-El registro y radicado de las comunicaciones oficiales deben hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregase de inmediato. posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que identifique claramente la comunicación: número, de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se disecciona el documento y espacio para firmar del documento del funcionario que recibe.

6)- Para el envió de comunicaciones oficiales ademas de registrarlas y radicarlas de deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para producción documenta, la imagen corporativa, ademas, las formar de distribución como correo tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros.