CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Las unidades de correspondencia deben velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicación y tramitada solamente las comunicaciones que cumplan con los requerimientos exigidos en los manuales de procedimientos en cuanto a clases de papel, formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico.

También se deben adoptar normas para favorecer la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para el papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales.
Se recomienda utilizar papel con gramaje entre 75 y 90 g/m y libre de ácido. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química y ser insolubles al contacto con la humedad.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de los fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles con equipos y programas, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción, libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de la información y la producción de beckups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se establecen los sistemas de alimentación y formatos de grabación de la información.