EQUIPOS Y MOBILIARIO

Las unidades de correspondencia determinarán los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y las clases de documentos que se manejan en la entidad.

EQUIPOS: de acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores, aplicativos  y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma para facilitar el trámite y distribución, podrán contar con equipos de fax, correo electronicos, digitalización, reprografia, entre otros.

SELLOS: con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las Unidades de Correspondencia deberán contar con sellos, como Recibido, devuelto, urgente y los demás que  requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

CARPETAS: para darle un tratamiento adecuado a los documentos y faciliten la clasificación de los mismos, con una carpeta que permita transportar desde la Unidad de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

CASILLEROS: en virtud que las Unidades de Correspondencia centralizan la recepción y envió de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.
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